problem solving

La risoluzione dei problemi.

Oggi vorrei accompagnarti in un esercizio per sviluppare il tuo pensiero critico che ti sarà di aiuto per la risoluzione dei problemi. (Nell’articolo troverai la risorsa gratuita da scaricare ed utilizzare.)

Dalla pianificazione di riunioni dell’ultimo minuto, alla risposta alle domande impreviste dei clienti, non c’è fine alla risoluzione dei problemi che applichi giorno dopo giorno. Soprattutto vorresti avere certezza delle decisioni che prendi.
Per supportarti, vorrei farti riflettere su quanto sono buone le tue capacità di problem solving.

L’obbiettivo è identificare le cause dei problemi e utilizzare tecniche di risoluzione per migliorare i processi aziendali.

Come gestire il rischio metodicamente.

CASE STUDY

Sandra dirige una grande azienda di elettronica e ha appena avuto un colloquio con il responsabile ufficio vendite.
Il collaboratore le chiede come intende affrontare l’attuale crisi economica, con le vendite in flessione, e perché l’azienda non mette i suoi clienti al primo posto.

Sandra non si era resa conto che c’era un problema, aveva notato la flessione ma non aveva identificato la causa principale. Programma un incontro urgente con il responsabile della distribuzione, e quella dell’e-commerce, per capire qual’è il nocciolo della questione.

Un’indagine più approfondita rivela che l’azienda è di tendenza sui social media, ma purtroppo per azioni negative.

Ci sono stati molti reclami da parte dei clienti per consegne mancate, in ritardo o errate, pacchi danneggiati e mancanza di attenzione da parte dell’assistenza clienti dell’azienda.

Sandra è delusa nello scoprire che i suoi collaboratori non hanno fatto nulla per rimediare a questi problemi, e soprattutto non hanno condiviso la problematica con tutto il gruppo: ha bisogno di migliorare la gestione dei processi nel suo reparto e in fretta.

In questo articolo parleremo di problem solving, esploreremo LA RISORSA PROBLEM SOLVING, come utilizzarla nel programma decisionale, per migliorare la gestione del processo che ti conduce alle soluzioni.

Per avere la capacità efficace di risoluzione di problemi, devi essere sistematico e logico nel tuo approccio.
Ti propongo una matrice che ti aiuterà a valutare il tuo attuale approccio alla risoluzione dei problemi. Migliorandolo, nel complesso prenderai decisioni migliori. E man mano che aumenterai la tua sicurezza nella risoluzione dei problemi, sarà meno probabile che tu accetti la prima soluzione, che potrebbe non essere necessariamente la migliore.

Quanto sei bravo a risolvere i problemi?

Scarica e compila la matrice RISORSA PROBLEM SOLVING.

Essere un valido “risolutore di problemi”, competente e sicuro di sé, creerà molte opportunità per te all’interno dell’azienda, accrescerai la tua reputazione ed il tuo valore personale come manager.

Data la natura imprevedibile dei problemi, è molto rassicurante sapere che, seguendo un piano strutturato, hai fatto tutto il possibile per risolvere le problematiche al meglio delle tue capacità.

Per ogni risposta che darai, barra la risposta nella colonna che meglio ti descrive. Cerca di essere obbiettivo e rispondi con sincerità, mentire a sé stessi in questo momento non servirà a nulla, e non preoccuparti se alcune domande sembrano stupide, c’è un senso anche per quelle.

Download “ANALISI PROBLEM SOLVING”

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STEP 1: trova il problema.

(Domande 7-12)

Alcuni problemi sono molto evidenti, altri invece non sono così facilmente individuabili. Come parte efficace di un processo di risoluzione dei problemi, è necessario cercare attivamente le possibili problematiche, anche quando le cose sembrano andare bene. La ricerca proattiva dei problemi contribuisce ad evitare di agire in emergenza, ti consente di agire in serenità e di mantenere il controllo quando sorgono le problematiche.

Ecco cosa ti può aiutare:
Osserva giornalmente il tuo ambiente lavorativo, specialmente i comparti che hanno già mostrato in passato criticità, non abbassare mai la guardia, programma incontri cadenzati con il gruppo di lavoro. Assicurati anche di osservare i cambiamenti nelle esigenze dei clienti e nelle dinamiche di mercato. Non dimenticare di monitorare le tendenze rilevanti per il tuo settore.
Consulta l’analisi di rischio, ti aiuta a identificare i rischi aziendali significativi, ed a individuare possibili errori nel tuo processo aziendale, in modo da poterli risolvere prima che si verifichino problemi.

STEP 2: trova le cause.

(Domande 10-14)

Dopo aver identificato un potenziale problema, hai bisogno di informazioni.

Ecco cosa ti può aiutare:

  • Quali fattori hanno contribuito al problema?
  • Quale comparto aziendale e responsabile è coinvolto?
  • Quali soluzioni sono state trovate in precedenza?
  • Cosa pensano gli altri del problema?

Se agisci sul momento per trovare una soluzione troppo rapidamente, rischi di fare affidamento su informazioni imperfette basate su presupposti e prospettive limitate, quindi assicurati di studiare a fondo il problema.

STEP 3: definisci il problema.

(Domande 3-9)

Ora che hai compreso il problema, definiscilo in modo chiaro e completo. Scrivi su carta una chiara definizione del problema, ti obbliga a stabilirne le specificità. Ciò impedisce che l’ambito diventi troppo ampio e ti aiuta a rimanere concentrato sui problemi principali.

STEP 4: trova le idee.

(Domande 4-13)

Con la chiara definizione del problema, inizia a generare nuove idee per eventuali soluzioni. La chiave qui è essere flessibili nell’approccio al problema. Vuoi essere in grado di vederlo da quante più prospettive possibili. Puoi anche usare metafore e analogie per analizzare il problema, scoprire somiglianze con altri problemi e pensare a soluzioni basate su tali somiglianze.

Il brainstorming tradizionale e il brainstorming inverso in questo caso sono risorse molto utili. Ecco una risorsa gratuita qui: LEGGI

Prendendoti il ​​tempo necessario per generare una gamma di soluzioni creative al problema, aumenterai notevolmente la probabilità di trovare la migliore soluzione possibile, non solo una “semi-adeguata”. Coinvolgi persone con punti di vista diversi per espandere il volume delle idee generate, non solo i soliti collaboratori che avallano sistematicamente le tue scelte. Qui trovi un’altra risorsa gratuita: LEGGI.

STEP 5: seleziona e valuta.

(Domande 6-15)

Dopo aver trovato nuove idee e soluzioni, metterai insieme molte opzioni che dovranno essere valutate con attenzione. A questo punto di solito si è tentati a scartare le idee immediatamente. Rischi di rifiutare un’alternativa che ha un potenziale reale, ma che a prima vista non riesci ad apprezzare, tienile da parte per un secondo momento. Definisci e seleziona gli elementi necessari per valutare la soluzione realistica e pratica e pensa ai criteri che utilizzerai per scegliere tra le potenziali soluzioni. Adesso puoi scartare o approvare tutte le opzioni.

STEP 6: pianificare.

(Domande 1, 16)

Potresti pensare che la scelta di una soluzione sia la fine di un processo di risoluzione dei problemi. Invece è solo l’inizio della fase successiva nella risoluzione dei problemi: l’applicazione. Ciò comporta molta pianificazione e preparazione. Il tipo di pianificazione da eseguire dipende dalle dimensioni del piano di implementazione che è necessario impostare. Per i piccoli piani, tutto ciò di cui avrai bisogno è delineare chi farà cosa, quando e come. I progetti più grandi richiedono approcci più articolati.

STEP 7: vendi l’idea.

(Domande 5-8)

Come parte del processo di pianificazione, devi convincere gli altri stakeholder che la tua soluzione è la migliore. Probabilmente incontrerai resistenza, quindi prima di provare a “vendere” la tua idea, assicurati di aver considerato tutte le conseguenze.

Quando inizi a comunicare il tuo piano, ascolta ciò che dicono le persone e apporta le modifiche necessarie, dimostra empatia e flessibilità. Quanto più la soluzione soddisfa le esigenze di tutti, tanto maggiore sarà il suo impatto positivo! Per ulteriori suggerimenti, leggi il mio articolo che parla del dedicare tempo sufficiente a pensare e pianificare coinvolgendo tutto il gruppo di lavoro: LEGGI.

STEP 8: agire.

(Domande 2-11)

Infine, una volta che hai l’approvazione dei settori chiave interessati, puoi passare alla fase di implementazione. Questa è la parte gratificante della risoluzione dei problemi.

Punti chiave

Essere un valido risolutore di problemi, competente e sicuro di sé, creerà molte opportunità per te all’interno dell’azienda, accrescerai la tua reputazione ed il tuo valore personale come manager.

Data la natura imprevedibile dei problemi, è molto rassicurante sapere che, seguendo un piano strutturato, hai fatto tutto il possibile per risolvere le problematiche al meglio delle tue capacità.

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Author: Pathos Comunicazione 4.0

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